O aplicativo ANTAQ Pro Atividades é um sistema utilizado para pactuação e monitoramento dos resultados do Programa de Gestão de Resultados (PGR - Teletrabalho), seguindo as diretrizes da Instrução Normativa nº 65, de 2020. Ele foi desenvolvido pela Superintendência de Regulação (SRG) e está disponível para qualquer unidade organizacional da ANTAQ.

A aplicação adiciona ao Sistema Eletrônico de Informações (SEI) interface gráfica, painéis e formulários personalizados para o acompanhamento de todas as informações do Programa de Gestão. Contudo, apesar de ser executado sobre o sistema de processos oficial da ANTAQ, ele é independente do SEI. Comunica-se com base de dados própria, por meio de web service via Interface de Programação de Aplicações (API) hospedada na infraestrutura desta Agência.

A adoção de tecnologia baseada em aplicação web, com infraestrutura independente, permite que seu funcionamento não interfira no funcionamento normal do SEI, na sua estrutura original ou no seu código fonte.

Para iniciar o uso do sistema, alguns pré-requisitos são necessários:

Instalação da extensão para navegador ANTAQ Pro, disponível para Google Chrome, Mozilla Firefox e Microsoft Edge (utilizando a loja de aplicativos do Chrome);
Recebimento de uma chave de acesso válida, enviada pelo sistema ou por alguém com perfil administrativo do sistema;
Acesso ao Sistema Eletrônico de Informações - SEI.

A seguir, um guia rápido sobre como o aplicativo funciona:

Tabela 1. Apresentação do funcionamento do aplicativo

1. TABELA DE ATIVIDADES

Alguém com perfil “gestor” na unidade deve cadastrar cada uma das atividades previstas na tabela de atividades da unidade organizacional. Nesse momento, é possível agrupá-las em macroatividades e definir outras opções pré-configuradas. Para utilização dessas atividades, a unidade deve solicitar a respectiva homologação por parte da Coordenação do CGT (atualmente representada pela SPL por meio do endereço spl@antaq.gov.br).

2. PROGRAMA DE GESTÃO

Alguém com perfil “gestor” na unidade deverá criar um programa de gestão e selecionar sua data inicial e final. Esse programa não deve ultrapassar o ano civil vigente, para conferir mais integridade aos dados do sistema.

3. CADASTRO DE SERVIDORES E PLANOS DE TRABALHO

Os servidores da unidade serão cadastrados no sistema e vinculados a um plano de trabalho, de acordo com o regime de execução definido entre chefia e servidor. Alguém com perfil “gestor” na unidade deverá selecionar as datas inicial e final do plano de trabalho do servidor, bem como as atividades pactuadas pelas partes, e, em caso de teletrabalho, solicitar que o servidor assine o termo de ciência e responsabilidade.

4. CADASTRAMENTO DE DEMANDAS

Tanto alguém com perfil “gestor” como “usuário autônomo” pode registrar o andamento das demandas da área, com o início e fim da sua execução, e informar qual foi a entrega realizada. A chefia imediata deverá avaliar cada um das demandas. Nessa etapa, cabe tanto ao servidor como à chefia verificar se o tempo declarado no sistema (registrado como “tempo despendido”) corresponde ao devidamente executado pelo servidor.

5. AVALIAÇÃO DE DEMANDAS

O gestor deverá avaliar todas as entregas realizadas dentro do Plano de Trabalho de cada servidor da sua equipe, atribuindo-lhe uma nota a sua respectiva motivação.

2. Acesso ao sistema

O aplicativo ANTAQ Pro Atividades é acessado totalmente online, por qualquer navegador escolhido pelo servidor. Utiliza interface de código aberto, flexível para todos os navegadores da atualidade e comunica-se com uma base de dados centralizada, dentro da infraestrutura da ANTAQ.

Para acesso ao sistema, a aplicação utiliza chaves de acesso independentes do login de rede dos servidores. Dessa maneira, garante-se maior independência e segurança em suas transações.

As credenciais de acesso são gravadas dentro das configurações do sistema, onde são armazenadas a URL do Servidor e sua correspondente Chave de Acesso.

Figura 1. Configurações gerais do aplicativo

Cada servidor possui sua chave de acesso individual, enviada por email com as instruções iniciais de instalação e configuração.

Figura 2. Email de acesso ao sistema

A unidade solicita o cadastro à SPL por meio do correio spl@antaq.gov.br. Ao cadastrar ou gerenciar os usuários lotados na unidade organizacional, alguém com perfil administrativo (não perfil “gestor”) pode revogar ou criar novas chaves de acesso, bem como enviá-las novamente ao servidor. Ainda, é possível alterar seu perfil de acesso e sua lotação na ANTAQ.

Figura 3. Configurações do usuário da unidade

3. Perfis de Acesso

Todos os servidores das unidades organizacionais são cadastrados no sistema de acordo com as informações disponíveis na Gerência de Recursos Humanos da ANTAQ (GRH).

O sistema permite a criação e o gerenciamento de ilimitados perfis de acesso, a depender das necessidades da Agência. No painel de gestão do administrador do sistema, é possível escolher livremente as capacidades de acesso e atribuí-las para o perfil desejado.

Atualmente, o sistema possui 4 (quatro) perfis de acesso iniciais.

Tabela 2. Perfis de acesso

Administrador

Cria e edita as seguintes configurações:

◇ Entidade

◇ Unidades organizacionais

◇ Tipos de Documentos

◇ Tipos de Requisições

◇ Tipos de Justificativas de Avaliação

◇ Tipos de Modalidades de Trabalho (Presencial e Teletrabalho)

◇ Todos os usuários da Entidade

Todas as funcionalidades do perfil Gestor

Gestor

Cria e edita as seguintes configurações:

◇ Configurações pessoais

◇ Tabela de Atividades

◇ Planos de Trabalho

◇ Programas de Gestão

◇ Usuários da unidade

Realiza as seguintes ações:

◇ Demandas

◇ Cadastro

◇ Edição

◇ Exclusão

◇ Informa Início

◇ Informa Conclusão

◇ Avaliação

◇ Envia/Arquiva

◇ Cancela todas as ações anteriores

◇ Afastamentos

◇ Cadastra, edita e exclui

Visualiza:

◇ Painéis de Desempenho da Unidade

◇ Relatórios de Gestão

Usuário Autônomo

Cria e edita as seguintes configurações:

◇ Configurações pessoais

Realiza as seguintes ações:

◇ Demandas

◇ Cadastra sua própria atividade

◇ Edita sua própria atividade

◇ Exclui sua própria atividade

◇ Inicia suas atividades

◇ Conclui suas atividades

Visualiza:

◇ Painéis de Desempenho da Unidade

Usuário

Cria e edita as seguintes configurações:

◇ Configurações pessoais

Realiza as seguintes ações:

◇ Demandas

◇ Inicia suas atividades

◇ Conclui suas atividades

Visualiza:

◇ Painéis de Desempenho da Unidade

4. Cadastramento de Atividades

Para iniciar o uso do sistema, o primeiro passo a ser realizado pelo gestor é o cadastramento das atividades que serão utilizadas pela unidade, para em seguida compor um Programa de Gestão. Essas mesmas atividades também serão usadas para compor os Planos de Trabalho de cada um dos servidores.

Conforme orientações da Instrução Normativa nº 65, de 2020, e a Portaria ANTAQ nº 304, de 11 de dezembro de 2020 (SEI nº 1207506), na tabela de atividades é necessário indicar:

Descrição da Atividade

Tempo Pactuado

Macroatividade

Faixa de Complexidade

Parâmetros adotados

Ganho de Produtividade

Entregas Esperadas

Figura 4. Configurações da Tabela de Atividades.

Além das opções obrigatórias, ainda é possível configurar as atividades com opções pré-definidas, que auxiliaram os gestores no momento do registro das demandas:

Tipos de Processos: Ao preencher essa opção, o sistema fará a correspondências os tipos de processos sinalizado nesta tela e a natureza do processo (caso seja uma demanda processual), para assim selecionar automaticamente sua atividade correspondente.

Etiquetas Pré-definidas: Ao preencher essa opção, a lista de etiquetas será preenchida automaticamente, sempre que se selecionar o tipo de atividade correspondente.

Checklist Pré-definido: Ao preencher essa opção, o checklist será preenchido automaticamente, sempre que se selecionar o tipo de atividade correspondente.

Recalcular o prazo: Recalcula o prazo de entrega assim que a demanda for iniciada, acrescentando o número de dias de planejamento ao prazo final.

5. Cadastramento de Planos de Trabalho

Uma vez criado os tipos de atividades é possível criar planos de trabalhos para os servidores da unidade. Para planos de trabalho na modalidade teletrabalho (integral ou parcial), é importante que o servidor cumpra os requisitos estipulados pelo Portaria ANTAQ nº 304, de 2020 (SEI nº 1207506). Ou seja, é necessário que seja selecionado pelo gestor da unidade e elabore o respectivo Plano de Trabalho (Anexo III) e Termo de Ciência (Anexo IV).

O tempo total pactuado (em horas) é automaticamente calculado a partir da carga horária do servidor e o número de dias úteis disponíveis entre a data de início e seu encerramento, de maneira que as metas semanais não superarem o quantitativo de horas da jornada semanal de trabalho do participante no programa de gestão.

As informações essenciais do Plano de Trabalho são gravadas no SEI e vinculadas ao aplicativo ANTAQ Pro Atividades. Nesse documento eletrônico constarão, em modelo próprio, as atividades a serem desenvolvidas com as respectivas metas a serem alcançadas expressas em horas equivalentes, bem como o regime de execução em que o servidor participará do programa de gestão, indicando o cronograma em que cumprirá sua jornada em regime presencial, quando for o caso.

Os Planos de Trabalho dos servidores deverão constar o documento intitulado Plano de Trabalho (descrito acima) e seu respectivo Termo de Ciência e Responsabilidade, ambos assinados pelo participante do programa de gestão diretamente pelo SEI e vinculados ao aplicativo.

As redefinições de metas dos participantes por necessidade do serviço, na hipótese de surgimento de demanda prioritária cujas atividades não tenham sido previamente acordadas, serão registradas em documento acessório, igualmente vinculado ao aplicativo juntamente dos demais documentos que compõem o Plano de Trabalho, conforme reprodução de tela abaixo:

Figura 5. Configurações dos Planos de Trabalho.

6. Cadastramento de Programas de Gestão

Após cadastrado os Planos de Trabalho dos servidores selecionados, com seus respectivos documentos vinculados, será necessário criar o Programa de Gestão apto a agregar os Planos de Trabalho da unidade.

Os critérios técnicos necessários para adesão dos interessados no programa de gestão constam da Instrução Normativa nº 65, de 2020, e a Portaria ANTAQ nº 304, de 2020, e estão vinculados no sistema por meio do menu Configurações > Programas de Gestão > Opções > Documentos Vinculados.

O Programa de Gestão é automaticamente iniciado e encerrado nas datas estipuladas.

Figura 6. Configurações dos Programas de Gestão.

7. Gerenciamento de Demandas

O aplicativo ANTAQ Pro Atividades adiciona à página inicial do SEI um Painel de Gestão das atividades a serem desenvolvidas pela equipe, visível para todos os servidores da unidade.

Figura 7. Tela inicial do aplicativo.

Através dele é possível percorrer por todas as etapas da entrega de uma demanda, desde seu cadastramento, início, conclusão, avaliação e envio para o relatório final de desempenho.

Figura 8. Menu do sistema.

7.1 Painéis de Gestão

Para auxiliar na organização e acompanhamento das entregas e resultados, estão disponíveis 4 (quatro) Painéis de Gestão, sendo 3 (três) modos de visualização e 1 (um) painel de desempenho. Os modos de visualização mostram as mesmas demandas cadastradas, sendo cada um com um enfoque distinto de organização. O painel de desempenho agrega todas as informações do Programa de Gestão em página única, para mensuração dos resultados da unidade organizacional.

Figura 9. Modo de Visualização em Tabela

Figura 10. Modo de Visualização em Quadro Kanban

Figura 11. Modo de Visualização em Cronograma Gantt

Figura 12. Painel de Desempenho

7.2 Cadastramento de Demandas

Ao cadastrar uma nova demanda o aplicativo poderá recuperar diversas informações disponíveis no próprio SEI, tais como:

Número do Processo SEI (processo aberto na tela);

Tipo de Requisição (documento aberto);

Nº SEI do Documento de Requisição (documento aberto);

Assunto da Demanda (texto inserido no documento de requisição logo após a palavra "Assunto:";

Tipo de Atividade (natureza do processo previamente definido nas configurações da atividade);

Responsável (texto inserido no documento de requisição que corresponde com o apelido do servidor cadastrado no aplicativo);

Data de Distribuição (data de assinatura ou data da última versão do documento aberto);

Dias Úteis de Planejamento (número inserido no documento de requisição logo após a palavra "Prazo".

Figura 13. Tela de cadastramento de nova demanda.

Figura 14. Modelo de documento de requisição.

Importante ressalvar que, apesar do aplicativo executar sua interface sobre o SEI, ainda assim é possível cadastrar demandas não processuais. Para tanto, caso seja inserida uma demanda fora da tela de processo, os campos Processo SEI e SEI nº serão dispensados.

Os servidores com o perfil Usuário autônomo poderão registrar suas próprias demandas. Contudo, a edição e exclusão das demandas necessitam de um perfil superior.

7.3 Início e Conclusão de Demandas

Ao iniciar uma nova demanda o aplicativo permite que o usuário informe a data de início da atividade, sempre sugerindo a data atual como parâmetro.

Caso existam atividades já iniciadas para o mesmo servidor, o aplicativo sugere a paralisação das demandas já iniciadas (opcional).

Figura 15. Tela de iniciar demanda.

Após iniciadas, é possível inserir paralisações nas demandas, bem como retomá-las a qualquer momento.

Figura 16. Cartão de demanda paralisada, no modo de visualização Quadro Kanban.

Os intervalos de paralisação são subtraídos do tempo total resultante entre o seu início e término, obtendo assim o tempo despendido real para a execução da demanda. O servidor poderá gerenciar livremente as paralisações realizadas por ele.

Entre as jornadas de trabalho não é necessário inserir paralisações. O aplicativo limita automaticamente o tempo máximo de horas úteis diárias a partir da carga horária máxima de cada servidor.

A produtividade da demanda é medida pela razão entre o tempo pactuado da atividade e o tempo despendido na demanda.

Figura 17. Tela de conclusão de demanda.

7.4 Avaliação de Demandas

Após a conclusão das atividades, é necessário avaliá-las individualmente.

Conforme sistemática instituída pela Instrução Normativa nº 65, de 2020, a avaliação será registrada numa escala de zero a dez, a partir da seleção do número de estrelas correspondentes. Realizada a avaliação da atividade, o Gestor deverá motivar a escolha da pontuação atribuída, selecionando justificativas pré-definidas pelo Administrador ou inserindo comentários adicionais à avaliação.

Após a avaliação, será homologado o tempo previsto para a atividade (tempo pactuado). Caso a nota atribuída seja menor que 5 (cinco), a demanda será considerada não entregue, e o tempo homologado correspondente será computado como 0 (zero).

Os gestores possuem 40 (quarenta) dias após a conclusão do Plano de Trabalho para avaliarem as entregas das atividades da equipe.

Figura 18. Tela de avaliação de demanda.

8. Cadastramento de Afastamentos

O aplicativo ANTAQ Pro Atividades permite o cadastramento de afastamentos dos servidores das suas atividades habituais.

O gestor da unidade poderá adicionar os motivos do afastamento pretendido, de maneira que as horas úteis entre os períodos selecionados sejam automaticamente reduzidos do tempo total pactuado nos Planos de Trabalho ativos do servidor.

Determinados motivos de afastamento possibilitam a estipulação de horários de início e fim de afastamento (Serviço externo), de maneira que seja possível inserir afastamentos momentâneos ao serviço, em períodos menores que 1 (um) dia inteiro.

Figura 19. Painel de afastamentos, em modo visualização em Cronograma Gantt.

Figura 20. Tela de cadastramento de afastamento.

Neste módulo estão disponíveis atualmente dois modos de visualização: em Cronograma Gantt e em Tabela.

Figura 21. Painel de afastamentos, em modo visualização em Tabela

9. Relatórios de Gestão

O aplicativo ANTAQ Pro Atividades possui relatórios gerenciais analíticos para o acompanhamento de todas as informações cadastradas no sistema.

Nele é possível acessar os dados atualizados do aplicativo, filtrar ou pesquisar informações detalhadas, bem como baixá-los em formato CSV (separado por vírgula) ou copiá-los para sua área de transferência.

Figura 22. Painel de Relatórios de Gestão.

10. Ferramentas de Produtividade

Além das funcionalidades específicas para o gerenciamento das informações do Programa de Gestão por Resultados, o aplicativo ANTAQ Pro Atividades possui ainda diversas funcionalidades avançadas para auxiliar as equipes na gestão de sua produtividade.

10.1 Checklist

A primeira delas é a possibilidade de inserir Checklists dentro das demandas do servidor, seja a partir do seu cadastro, antes de iniciada ou antes de sua conclusão.

Após a conclusão da demanda ainda é possível consultá-la.

Figura 23. Cartão de demanda com checklist cadastrado, no modo de visualização Quadro Kanban.

10.2 Ordenar Prioridades

Ainda, dentro do modo de visualização em Quadro Kanban é possível priorizar as atividades não iniciadas do servidor, arrastando os cartões das demandas verticalmente.

Ao arrastar os cartões das demandas horizontalmente, as ações de Iniciar, Concluir e Avaliar serão automaticamente acionadas.

Figura 24. Cartão de demanda sendo arrastado verticalmente, no modo de visualização Quadro Kanban.

10.3 Cadastramento em Lote: Multiplicando Demandas

Além das opções acima, ainda é possível cadastrar demandas em lote. Para tanto são disponibilizados 4 (quatro) métodos distintos, cada um com suas peculiaridades de execução.

A primeira delas é multiplicando a demanda cadastrada (n) vezes. O tempo pactuado total (gráfico à direita) reflete a projeção do tempo pactuado total em relação ao tempo total do plano de trabalho.

Figura 25. Tela de cadastramento de demanda, com destaque para a opção de multiplicação.

10.4 Cadastramento em Lote: Demandas Recorrente

É possível ainda cadastrar demandas recorrentes, dentro de um período pré-determinado (data específica ou até o fim do plano de trabalho), durante um valor recorrente de dias (diário, semanal, mensal ou um número específico de dias).

É disponibilizado um pequeno painel gráfico onde é possível pré-visualizar as demandas a serem criadas, ao longo do tempo.

Figura 26. Tela de cadastramento de demanda, com destaque para a opção de demandas recorrentes.

10.5 Cadastramento em Lote: Selecionando Processos

É possível inserir a mesma demanda processual em inúmeros processos distintos. Para isso basta selecionar os diversos processos na tela inicial do SEI e clicar no botão de Cadastrar Demanda.

Um novo campo de informações dos processos selecionados será apresentado (Processos SEI Selecionados:). Por ele é possível remover os processos individualmente, caso seja necessário.

Figura 27. Tela de cadastramento de demanda, com destaque para a opção de processos selecionados.

10.6 Cadastramento em Lote: Processos Listados em um Documento

Caso os processos que se desejam cadastrar as demandas estejam listados em um documento do SEI, é possível adicioná-los em lote dentro de cada um deles.

Para tanto, acesse o documento que contém a lista de processos e clique no botão Cadastrar Demanda.

Um novo campo de informações dos processos localizados será apresentado (Clonar esta demanda nos processos listados no documento?). Por ele é possível remover os processos individualmente, caso seja necessário.

Figura 28. Tela de cadastramento de demanda, com destaque para a opção de processos listados em documento.

10.7 Configurações Avançadas da Unidade

O aplicativo ainda possibilita a personalização de diversas configurações da Unidade organizacional.

Para unidades organizacionais que utilizam a lista de atividades da unidade superior, é possível relacionar a lista da unidade hierárquicamente superior (caso exista), juntamente das atividades da unidade.

Ainda, enviar automaticamente as demandas para o relatório de gestão, sempre após a sua avaliação.

É possível ainda alterar a contagem de prazos para dias corridos, sem desprezar os finais de semana e feriados.

Ao determinar o horário útil de trabalho da unidade, essa opção refletirá no horário mínimo de cadastramento de uma demanda e na contagem de tempo útil despendido do servidor.

Por fim, o aplicativo já armazena internamente todos os feriados nacionais da Agência, contudo ainda é possível cadastrar feriados regionais, aplicáveis apenas aos servidores lotados nesta unidade. Nessa opção é possível determinar se o referido feriado é recorrente (se repete todo ano) ou ocasional (apenas em uma data específica).

Figura 29. Configurações da unidade organizacional.

Ainda nessa janela é possível personalizar o email padrão enviado ao servidor cada vez que uma demanda é cadastrada, bem como o email padrão enviado para o Gestor após a conclusão da demanda.

Figura 30. Configurações da unidade organizacional (continuação)